Personeelsadministratie

Voor elke werkgever is het van groot belang dat alles van, rond en met zijn personeel goed, juist en tijdig wordt beheerd. Dit beheren ofwel bijhouden noemt men ook wel het voeren van een personeelsadministratie. Dit kan natuurlijk door alles rond het personeel op een traditionele manier op papier vast te leggen. Echter in het huidige digitale tijdperk is het gemakkelijker en efficiënter om een en ander in een digitaal personeelsregistratiesysteem te verwerken.

Hiermee kunnen makkelijker gegevens worden opgeslagen; worden geraadpleegd en wordt veel papierwerk bespaard. Tevens kunnen met een digitaal systeem gemakkelijker voortgangsrapportages en analyses worden gemaakt. Het systeem moet dan ook dienen als een sturings- plannings- en administratief instrument op personeelsgebied, aldus een personeelsinformatie- en salarissysteem.

We denken hierbij aan bijvoorbeeld:

• inzicht in en analyse van de instroom; doorstroom en uitstroom van medewerkers;
• personeelsplanning;
• tijdsregistratie, waaruit weer gegevens gehaald kunnen worden omtrent het functioneren van een medewerker;
• verzuim- en verlofregistratie;
• salarisadministratie;
• functionerings- en beoordelingsgesprekken;
• opleidingen;
• werving en selectie van personeel;
• signaleringen rondom medewerkers.

Het belang van een zorgvuldig bijgehouden personeelsadministratie is evident. We denken hierbij aan bijvoorbeeld de juridische aspecten: indien een werkgever een werknemer wil ontslaan vanwege disfunctioneren, zal hij het disfunctioneren moeten bewijzen. Een goede documentatie van het functioneren van de werknemer is dan noodzakelijk.
Op fiscaal en juridisch gebied dient de salarisadministratie te voldoen aan de wettelijk daaraan gestelde eisen. Denk daarbij aan het bewaren van ID-bewijzen en de arbeidscontracten.
Ook bij langdurig ziekteverzuim en het daarbij behorende re-integratie traject, behoort een volledig en juist opgebouwd dossier.

Het tijdig en zorgvuldig bijhouden van een personeelsadministratie kan dan ook veel voordelen voor de werkgever met zich meebrengen.