Privacyregels bij zieke werknemer

Op de werkvloer gelden specifieke privacyregels rondom het vastleggen van informatie bij ziekte. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens worden extra beschermd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze privacywet geeft een werkgever echter wel de ruimte om de noodzakelijke informatie over zieke werknemers vast te leggen, zoals informatie om te laten beoordelen of de werkgever het loon moet doorbetalen.

Wat mag een werkgever vastleggen over de zieke werknemer?

• Telefoonnummer waarop werknemer te bereiken is en het (verpleeg)adres.
• Hoelang werknemer denkt dat de ziekte gaat duren.
• Wat de lopende werkzaamheden en afspraken zijn.
• Of de ziekte van de werknemer verband houdt met een arbeidsongeval. Maar je mag niet vragen of het verzuim werk gerelateerd is.
• Of sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid (de werkgever kan de kosten van het ziekteverzuim en re-integratie mogelijk verhalen op de veroorzaker van het ongeval).
• Of werknemer onder een van de vier vangnetregelingen valt op grond van de Ziektewet.

Vangnetregeling

Een zieke werknemer hoeft de werkgever niet te vertellen onder welke vangnetregeling hij valt. Maar de Ziektewet heeft voor de ‘no-risk polis’ en de ‘oudere langdurig werkloze-regeling’ een uitzondering gemaakt. Als de werkgever aan de werknemer vraagt of hij onder een van deze twee vangnetregelingen valt, dan moet de werknemer de werkgever daarover informeren. Deze verplichting geldt pas zodra de werknemer twee maanden of langer in dienst is.

Wat mag de arbodienst doorgeven?

De arbodienst/bedrijfsarts mag zonder toestemming van de werknemer de volgende informatie aan de werkgever verstrekken:

• dat de werknemer (tijdelijk) arbeidsongeschikt is;
• hoelang de afwezigheid ongeveer gaat duren;
• wat de belastbaarheid van de medewerker is als deze (gedeeltelijk) weer aan het werk gaat;
• welke eventuele werkaanpassingen gewenst zijn.

Op andere (verdergaande) medische gegevens heeft de werkgever geen recht. Als een werknemer bijvoorbeeld epilepsie heeft en de naaste collega’s moeten weten hoe zij moeten handelen in een noodsituatie mag de arbodienst/bedrijfsarts met nadrukkelijke toestemming van de werknemer deze medische situatie delen. De werknemer mag natuurlijk wel uit zichzelf de werkgever informeren, maar dit is niet verplicht. De werkgever mag er niet om vragen.

Mail checken

De werkgever mag de zakelijke mail van de zieke werknemer checken als dat nodig is. Maar als blijkt uit de titel van een mailtje dat het persoonlijk is, dan mag de werkgever dat bericht niet lezen. Ook al staat het in de zakelijke mailbox.

Laat werknemers weten dat hun e-mail tijdens vakantie of ziekte kan worden gecheckt.

Als de zieke werknemer een volledige overdacht kan geven van alle lopende werkzaamheden, dan moet de werkgever daarvoor kiezen in plaats van het checken van de werkmail.