Voorzieningen voor thuiswerken

Gedurende de periode van thuiswerken tijdens corona moet je als werkgever zorgdragen voor een juiste werkplek voor de werknemer met de juiste hulpmiddelen. Dit kan betekenen dat je de kosten moet dragen voor hulpmiddelen waarmee de werknemer kan thuiswerken. De vraag is of deze middelen moeten worden gerekend tot het belastbaar loon.

Noodzakelijkheidscriterium

Als de hulpmiddelen voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium, hoeven deze niet te worden opgeteld bij het belastbaar loon. Denk hierbij aan gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die je aan jouw werknemers geeft, of vergoedingen daarvoor.

Van het noodzakelijkheidscriterium is sprake wanneer is voldaan aan de volgende voorwaarden:

1. Naar jouw redelijke oordeel kan een werknemer zijn werk niet goed doen zonder dit hulpmiddel.
2. Je betaalt dit hulpmiddel, of een vergoeding voor dit hulpmiddel, en je berekent de kosten niet door aan jouw werknemer.
3. Jouw werknemer moet dit hulpmiddel, of (een deel van) de vergoeding, aan je teruggeven wanneer hij het hulpmiddel niet meer nodig heeft voor zijn werk. Of hij moet dan de restwaarde van dit hulpmiddel aan je betalen.

Voldoen hulpmiddelen niet aan het noodzakelijkheidscriterium? Dan hoef je ze misschien toch niet mee te tellen bij het belastbaar loon. Dat is zo, als jouw werknemer deze hulpmiddelen ook buiten zijn werkplek kan gebruiken, maar ze voor ten minste 90% zakelijk gebruikt.

Een bureaustoel valt niet onder het noodzakelijkheidscriterium, omdat een bureaustoel geen gereedschap is. Gereedschap wordt gebruikt om iets te maken, te meten of te controleren. Een bureaustoel valt wel onder de arbovrijstelling.

Arbovrijstelling

Stel, je koopt een bureaustoel voor jouw werknemer, zodat de thuiswerkplek voldoet aan de arboregels. De vraag is dan of deze bureaustoel ook onder het belastbaar loon valt. Zulke voorzieningen tellen niet mee voor het belastbaar loon van jouw werknemers als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

1. De voorzieningen hangen samen met de verplichtingen die je hebt op grond van de Arbowet.
2. Jouw werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen.
3. De inrichting van de werkruimte thuis voldoet, onder andere door deze voorzieningen, aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:

• De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen.
• Om aan de eerste eis te voldoen, heeft de werknemer een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel.
• In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen aanwezig voor een doelmatige kunstverlichting.